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试分析计算机技术在办公自动化中的应用

2015-10-13 10:26| 发布者: dzly| 查看: 375| 评论: 0|原作者: 蔡小莉

摘要: 办公自动化就是利用计算机技术将办公手段信息化的一种办公模式。在这种办公模式中,自动化通信和计算机技 术被综合利用,极大地提高了办公的效率,使企业竞争力更上一层楼。文章简要介绍了办公自动化的概念,并就如何加 快计算机技术在办公自动化中应用作出了讨论。
  1 计算机技术贯穿于办公自动化各个环节和要素
  (1)办公自动化的特点。办公自动化的特点在于其是以计算机为中心,是一个人机信息系统。自动化将办公人员和信息资料通过计算机和网络紧密地结合在一起,利用内部网络实现信息共享,提高了办公效率,促进了企业的发展。
  (2)办公自动化的要素。办公活动的大部分内容都围绕着对信息的处理工作,包括信息的收集、转化、处理、传递和使用,具体包含以下要素。办公人员是办公自动化的第一要素,办公人员的工作性质不同,但是每一个部门的办公人员都要对其操作的办公软件有一定的了解,才能够实现办公自动化。
  企业的组织结构是办公自动化的第二要素,它决定了办公模式的层次,不同层次的办公模式对应的自动化软件也不同,企业需要按照自身的情况对软件进行选择。企业的制度是办公自动化的第三要素,计算机系统中的自动约束机制可以看作是自动化的制度,这种制度可以保障办公作业的正常实施。通讯技术是办公自动化的第四要素,通讯可以将彼此独立的办公自动化系统联系在一起,实现信息的交通互联、资源共享、提高办公效率。信息是办公自动化的第五要素,是自动化的处理对象。自动化的发展方向是智能化,将会促进信息的选择和处理。办公环境是办公自动化的第六要素,随着信息技术的发展,人们在办公的过程中将越来越少地感受到时空的限制,现代化的通讯技术为人们开展更加广泛的办公作业提供了可能。
  (3)办公自动化的主要功能。办公自动化系统的主要功能包括了可以对数据、文字、图像进行处理的系统,辅助管理者做出决策的分析系统,缩短人与人之间交流合作距离的网络通讯系统和电信会议等。各种处理系统可以降低数据的使用难度,对文字进行简要的排版以及用图像或者图形这种更加鲜明的方式来呈现资料。辅助决策系统可以在数据的基础上对未来发展进行一定程度的模拟演示,以帮助决策者更好地做出选择。建立在网络上的通讯系统能够大大缩短人与人之间的距离,使远程合作成为可能,是经济全球化中非常重要的一环。
  2 如何加快计算机技术在办公自动化中的应用
  (1)加大对于办公系统的投入。对企业来说,能决定效益的两个关键因素就是生产和销售,多数企业也更加关注对于生产和销售部门的资金投入,而忽视了办公系统的资金供给。
  但是必须认识到,一个企业的行政部门虽然不是产业链的终端,但却是衔接企业各个部门的关键位置,一个企业整体水平的好坏,办事效率的高低与其办公系统有着密切的关系。进行计算机软、硬件的实时更新和工作人员的技术培训是维持办公系统的较高水准,加快办公自动化的进程的必要条件。办公系统的升级不仅能够促进企业内部工作效率的提升,还能够改善企业与外部相关端口的衔接工作。
  (2)积极发展计算机技术。办公自动化的基础是计算机技术,在这个计算机技术日新月异的今天,想要维持办公系统的高水准,就必须积极发展计算机技术。即便是在同一时期,市场上的办公软件也种类繁多。在选择软件时,首先要考虑的问题就是软件和企业办公内容是否相符的问题。特别在使用一些国外的软件时,要注意考察软件的设计是不是符合本公司的需要,因为地域差异,软件的设计也会有所不同。同时,兼容性也是在选择软件时必须要考虑的问题,避免花大价钱购入不能使用的软件。
  (3)提高办公人员的素质。在保证了办公硬件设施和选择合适的软件以后,还需要让办公人员学会使用这些高效的软件,但是对企业一些年龄较大的员工而言,学会使用新的办公软件并不是一件容易的事,即便是对于年轻的办公人员来说。
  在计算机技术高速发展的今天,要时时跟上办公软件的更新换代也并不是一件容易的事情。所以企业必须为员工提供相关培训,提高从业人员的素质,让办公自动化在熟练操作者的手中得到完全的体现。
  (4)注意对自动化设备的维护工作。自动化技术所依赖的计算机属于高精尖设备,是消耗型的,因此在使用的过程中,必须注意对设备的养护工作。只有在使用时按照规定,不让计算机进行超负荷运作,使用者也应该掌握一些维护软件的使用方法,对电脑进行定期杀毒和清理,并且安排专业人员对办公设备进行定期的检查维护,才能减少设备的损坏,延长其使用寿命。
  (5)提高计算机软件研发人员的技术水平。随着企业内部办公内容的不断扩展,办公自动化对于软件所能达成的项目也有了新的要求。计算机软件将进一步专业化,和企业的需求联系得更加紧密。为此,研究人员必须开发新的办公软件回应时代的要求。现代很多企业是跨行业跨领域进行操作的,这就要求计算机软件的研发人员也要在提升自己技术水平的基础上发展跨领域合作能力。目前我国的网络犯罪事件时有发生,对于企业的信息安全造成了极大的影响,人们对安全软件的需求不断加强,这些都为软件开发人员带来了新的挑战。
  3 结语
  计算机所带来的便捷的文字处理技术、数据处理技术和多媒体技术为办公带来了极大的便利。在提升办公效率的同时,办公自动化技术本身也在不断地发展变化,随着计算机技术的进一步成熟,办公自动化的完成度将会达到新的高度。
  参考文献:
  [1] 柴宝芹.计算机技术在办公自动化中的应用[J].东方企业文化,2012(8)
  [2] 章建文.充分运用计算机信息处理技术提升高校办公自动化效率[J]. 滁州职业技术学院学报,2003(1)
  [3] 林龙德.计算机技术在办公自动化中的应用与研究[J].科技风,2012(9)
  

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