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办公室计算机与办公室自动化

2014-5-17 09:46| 发布者: dzly| 查看: 716| 评论: 0|原作者: 童星,李春花

摘要: 办公自动化的目的是尽可能地充分利用自动化设备和信息资料,提高工作人员的办公效率和质量,并为决策者提 供辅助,从而达到提高行政效率的目的,求得更好的经济效益。文章就办公室自动化的特征进行了简述,并且对办公室 计算机的使用与维护提出了具体建议,旨在为加快办公室自动化进程提供参考。
  网络信息技术的快速发展使计算机逐渐成为我们工作和生活中不可缺少的物品。办公室自动化简称OA,是指利用计算机为主导的先进的信息科学技术将一部分的办公业务依靠自动化的设备完成。办公室人员与办公设备统一组成人机信息处理系统。办公自动化的出现,使人们从繁杂的办公作业中解放出来,以前很多必须由人去办理的业务可以由先进的设备进行代办。而这些解放出来的办公室人员就可以去完成其它的必要性工作。大部分的办公室根据自己的需求配备了计算机及相关设备,因此办公室计算机运行的好坏直接影响到各项工作的正常运行。本文就办公室自动化的特征进行了简述,并且对办公室计算机的使用与维护提出了具体建议,旨在为加快办公室自动化进程提供参考。
  1 办公室自动化特征
  办公室业务众多,一般包括大量文件的处理、起草文件、通知、各种业务文本,接受未来文档存档,对本部门或外来文件进行查询,接受外来文档并存档,文件打印复印等等。在办公自动化的定义中,凡是采用新技术、新设备、新机器进行的办公业务,都属于办公自动化的领域。因此,办公室自动化的特征就可以概括为采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档,利用其它先进设备,如打印机、复印机、碎纸机等进行打印、复印等工作,或者利用计算机网络技术传递文档等。各行各业的领导进行决策离不开办公室工作。
  文字处理、电子排版、文件收发登陆、电子表格处理、办公日程管理、财务统计等工作都是办公室自动化业务中的最普遍的业务。这些办公事务都可以用应用程序完成,从而提高办公事务的处理效率。
  2 办公室计算机的使用和维护
  办公室计算机是办公室自动化的主要设备,因此正确地使用计算机并对计算机进行日常维护是办公室工作人员的重要工作。根据多年的经验,笔者对于办公室计算机的使用和维护提出以下建议。
  2.1 提高办公室工作人员运用水平
  办公室的主要因素就是工作人员,除了要完成日常业务之外,还需要对自动化设备进行管理。设备是办公室的另一个因素,如计算机、复印机、电话机、传真机等等,这些统称为硬件设备。除了这些硬件设备之外,还有一些进行办公的软件,例如文字处理软件、网络操作软件等。办公自动化就是人机一体,缺一不可。
  进入21 世纪之后,计算机办公自动化技术的发展和应用更加广泛,因此对办公室工作人员提出了更高的要求。首先,办公室工作人员要熟练掌握计算机办公自动化功能,这是做好办公室工作的基本条件。无论是机关还是企业,办公室都是进行内部管理和队伍协调的重要部门,因此熟练掌握办公技术,提高办公效率,加强办公室办公的科学化管理是对办公室工作人员的基本要求。其次,工作人员还需要充分利用现代计算机办公自动化功能,不断地提高办公效率。最后,工作人员还需要具有开拓创新的精神,不断地对计算机软件进行研制开发,以尽快适应新时代的办公特点。
  2.2 定期对计算机进行日常维护
  2.2.1 硬件的维护
  对于计算机硬件的维护较为简单,主要需要注意以下几个方面。(1)电脑使用时间比较长之后,灰尘等污物会在机身内外进行积淀,从而对电脑产生极大的危害。因此平时要多注意办公环境,对电脑进行定期清洁。但是在清理过程中要注意不能带电操作,并且不能湿度过大,湿度大会导致电路板发潮和连电烧毁主板等。(2)要正确地使用计算机。在开机状态下,不能直接切断电源;对于硬盘要做到防震;计算机运行时不能搬运,以免振动擦伤磁盘造成数据丢失;同时还要定期对硬盘进行磁盘碎片整理,优化系统性能。(3)对键盘和鼠标要注意清洁,从而保障计算机的正常使用。
  2.2.2 软件的维护
  在维护硬件的同时也要注意软件的日常维护。(1)对计算机系统要进行定期优化。长期使用会造成文件增加,从而影响用户方便、快捷的操作计算机。因此要定期对C 盘进行清理,释放C 盘空间。(2)要对计算机病毒进行防护。计算机病毒给用户造成很大的困扰,尽管有各种计算机病毒软件,但是如果不定期升级,也会失去作用。因此要定期为办公室计算机的防病毒软件进行定期升级,对外来存储设备要先杀毒再操作。(3)要学会使用一键还原。在系统出现故障时,一键还原是比较简单快捷的解决方式。
  3 结语
  随着信息技术的发展,办公自动化在我国的普及程度也日益提高,被广泛应用在各个机关企事业单位当中。在办公自动化过程中,除了需要配备相关的自动化设备之外,还需要具有综合素质的工作人员进行管理操作。另外,对于设备的硬件和软件,也要进行定期清理和维护,只有让计算机始终工作在最稳定的状态,才能发挥其最大性能。因此,养成良好的习惯,懂得管理与维护常识,才能够更好地进行办公自动化,满足我们正常的工作需求。
  参考文献:
  [1] 王越虹.浅谈办公室计算机的安全防护[J].吉林省教育学院学报,2012,28(9):140-141[2] 武园园. 办公室计算机的日常维护[J]. 湖南农机, 2011,38(1):169-170
  
  [3] 张晓青.办公室自动化与计算机应用的探讨[J].中国现代教育装备,2008(1):42-43__
  
  

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